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NOTIFICACIÓN SOBRE LAS REGLAS DE PRIVACIDAD

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y REVELAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ELLA. POR FAVOR, REVÍSELA CUIDADOSAMENTE.

Si tiene alguna pregunta acerca de esta notificación,

por favor, póngase en contacto con el funcionario encargado de la privacidad de Finger Lakes Health.

 

NUESTRA PROMESA CON REFERENCIA A LA INFORMACIÓN MÉDICA:

Nosotros comprendemos que su información médica y su salud son cosas muy personales. Estamos comprometidos a proteger su información médica. Creamos un registro de los cuidados y servicios que usted recibe en el hospital. Necesitamos este registro para proporcionarle un cuidado de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales. Esta notificación aplica a todos los registros de su cuidado generados por el hospital, ya sean hechos por el personal del hospital o por su médico personal. Es posible que su médico personal tenga diferentes políticas o notificaciones referentes al uso y revelación de su información médica creada en el consultorio o clínica del mismo.

Esta notificación le explica las diferentes formas en las cuales podemos usar y revelar su información. Además, describimos sus derechos y ciertas obligaciones que tenemos referente al uso y revelación de información médica.

La ley nos exige que:

· nos aseguremos de que la información médica que lo identifique se mantenga privada;

· le demos esta notificación de nuestros deberes y reglas de privacidad acerca de su información médica y

· sigamos los términos de la notificación actualmente vigente.

CÓMO PODEMOS USAR Y REVELAR SU INFORMACIÓN MÉDICA.

Las siguientes categorías describen las diferentes maneras en las cuales usamos y revelamos información médica. Vamos a dar una explicación de lo que queremos decir y tratar de dar ejemplos de cada categoría de uso o revelación. No se van a enumerar todos los usos y revelaciones en una categoría. No obstante, todas las maneras que nos permiten usar y revelar información van a estar dentro de una de las categorías.

ØPara tratamiento. Podemos usar su información médica para proporcionarle tratamiento médico o servicios. Podemos revelar su información médica a doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina, u otro personal del hospital que esté involucrado en su cuidado en el hospital. Por ejemplo, un médico que lo atienda por una fractura en la pierna puede que necesite saber si es diabético, ya que la diabetes retarda el proceso de curación. Además, el médico puede necesitar esa información para avisarle al dietista que usted es diabético, a fin de que le prepare la comida apropiada. También, otros departamentos del hospital pueden compartir su información médica para coordinar las diferentes cosas que necesite, como recetas, análisis del laboratorio y rayos x. También podemos revelar su información médica a personas ajenas al hospital, como miembros de su familia, del clero, agencias de cuidado en casa después de un tratamiento delicado, o un asilo de ancianos, u otros que usemos para proporcionarle servicios que sean parte de su tratamiento fuera del hospital, los cuales pueden estar involucrados en su cuidado médico después que salga del hospital.

ØPara pagos. Podemos usar y revelar su información médica para poder facturar y cobrarle a usted, a una compañía de seguros o a un tercero, el tratamiento y los servicios que ha recibido en el hospital. Por ejemplo, es posible que tengamos que darle información a su plan de salud acerca de una cirugía que se le haya realizado en el hospital, para que el plan nos pague o le devuelva a usted el costo de la cirugía. También podemos informarle a su plan de salud sobre un tratamiento que va a recibir para que lo apruebe anticipadamente, o para que determine si el plan cubre el tratamiento.

Ø Para las operaciones de cuidado de su salud. Podemos usar y revelar su información médica para realizar las funciones del hospital. Estos usos y revelaciones son necesarios para administrar el hospital y asegurar que todos nuestros pacientes reciban un cuidado de calidad. Por ejemplo, es posible que usemos su información médica para revisar nuestros tratamientos y servicios y para evaluar el rendimiento de nuestro personal en su cuidado, como en el proceso de encuesta de satisfacción del cliente. También, podemos combinar la información médica de muchos pacientes para decidir cuáles otros servicios debería ofrecer el hospital, cuáles servicios no son necesarios y si ciertos tratamientos nuevos son efectivos. Además, podemos revelar información a doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina y a otro personal del hospital con propósitos de revisión y aprendizaje. También, podemos combinar la información médica que tenemos con la de otros hospitales para comparar nuestros servicios y ver si podemos mejorar el cuidado y los servicios que proporcionamos. Podemos eliminar la información que lo identifique de este grupo de información médica para que otros la usen para estudiar el cuidado de la salud y su dispensación, sin que puedan obtener la información específica que identifique al paciente.

Ø Recordatorios de citas. Podemos usar y revelar su información médica para ponernos en contacto con usted y recordarle que tiene una cita para recibir tratamiento o cuidado médico en el hospital.

Ø Alternativas de tratamiento. Podemos usar y revelar su información médica para informarle o recomendarle la posibilidad de opciones o alternativas de tratamientos que le puedan interesar.

Ø Beneficios y servicios relacionados con la salud. Podemos usar y revelar su información médica para informarle acerca de beneficios relacionados con la salud o servicios que le puedan interesar.

ØActividades de recolección de fondos. Podemos usar su información médica para ponernos en contacto con usted con el propósito de solicitar donaciones de dinero para el hospital y su funcionamiento. Podemos revelar información médica a una fundación relacionada con el hospital para que esa fundación se ponga en contacto con usted para solicitar donaciones de dinero para el hospital. Solamente proporcionaríamos información para ponerse en contacto, como su nombre, dirección y número telefónico y la fecha cuando recibió tratamiento o servicios en el hospital. Si no desea que el hospital se ponga en contacto con usted para solicitar donaciones, debe notificárselo por escrito al Director Ejecutivo de nuestra Oficina de la Fundación ubicada en 418 North Main Street, Penn Yan, NY, 14527.

ØDirectorio del hospital. Podemos incluir cierta información limitada acerca de usted en el directorio del hospital (censo de pacientes) mientras que usted es paciente del hospital. Esta información puede incluir su nombre, ubicación en el hospital, su condición general (regular, estable, etc.) y su afiliación religiosa. También es posible que se revele la información del directorio, excepto su afiliación religiosa, a personas que pregunten por usted usando su nombre. Su afiliación religiosa se le puede proporcionar a un miembro del clero, como un cura o rabino, aún cuando no pregunten por usted usando su nombre. El propósito de esto es para facilitar la visita de su familia, amigos y el clero mientras está en el hospital.

Ø Individuos involucrados en su cuidado o con el pago de su cuidado. En cumplimiento con los reglamentos del estado de Nueva York, podemos revelar su información médica a un amigo o miembro de su familia el cual esté involucrado en su cuidado médico. También podemos revelar información a alguien que lo ayude a pagar por su cuidado. También le podemos informar a su familia o amigos sobre su condición y que se encuentra en el hospital. Adicionalmente, podemos revelar su información médica a una entidad que esté ayudando en caso de desastre para que puedan notificarle a su familia sobre su condición, estado y ubicación.

Ø Investigación. Bajo ciertas circunstancias, podemos usar y revelar su información médica con propósitos de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede involucrar la comparación del estado de salud y recuperación de todos los pacientes que hayan recibido un medicamento con otros que hayan recibido otro medicamento para la misma condición médica. No obstante, todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación especial. Este proceso evalúa un proyecto de investigación propuesto y cómo ese proyecto va a usar la información médica, con la intención de equilibrar las necesidades de investigación con las necesidades de privacidad del uso de la información médica de los pacientes. Antes de nuestro uso o revelación de la información médica para investigación, el proyecto estaría aprobado a través de este proceso de aprobación para investigación, pero sin embargo, podríamos revelar su información médica a personas que se preparan para llevar a cabo un proyecto de investigación, por ejemplo, para ayudarlos a encontrar pacientes con necesidades médicas específicas, siempre y cuando la información médica que ellos revisen no salga del hospital. Casi siempre, nosotros pedimos su permiso específico si el investigador va a tener acceso a su nombre, dirección u otra información que revele quién es usted o que estará involucrado en su cuidado en el hospital.

Ø De acuerdo a lo requerido por la Ley. Cuando las leyes federales, estatales o locales lo requieran, revelaremos su información médica.

Ø Para prevenir una amenaza grave a la salud o la seguridad. Podemos usar y revelar su información médica cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad del público o de otra persona. No obstante, cualquier revelación estaría dirigida a alguien que pudiera prevenir la amenaza.

SITUACIONES ESPECIALES

ØDonación de órganos o tejidos. Si usted es donador de órganos, podríamos revelar información médica a organizaciones que manejan la obtención de o el transplante de órganos, ojos, o tejidos, o a un banco de donaciones de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y transplante de órganos y tejidos.

Ø Militares y veteranos. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos revelar su información médica según lo requieran las autoridades de comando. También podemos revelar información médica del personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera apropiada.

Ø Compensación laboral. Podemos revelar su información médica con el propósito de que obtenga la compensación laboral o a un programa similar. Estos programas proporcionan beneficios en caso de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

ØRiesgos a la salud pública. Podemos revelar su información médica para actividades de salud pública. Normalmente, estas actividades incluyen lo siguiente:

· para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacidad;

· para reportar nacimientos y muertes;

· para reportar el maltrato o abandono de los niños;

· para reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos;

· para notificarle al público acerca de solicitudes de regresos de productos que quizás estén usando;

· para notificarle a una persona que quizás haya estado expuesta a una enfermedad o que se encuentre al riesgo de contraer o diseminar una enfermedad o padecimiento;

· para notificarle a la autoridad gubernamental apropiada si creemos que un paciente ha sido víctima de maltrato, abandono o violencia intrafamiliar. Solamente haremos esta revelación si usted está de acuerdo, o si lo autoriza la ley.

Ø Actividades de vigilancia de la salud. Podemos revelar información médica a una agencia de vigilancia de la salud para las actividades autorizadas por la ley. Por ejemplo, estas actividades de vigilancia incluyen auditorías, investigaciones, inspecciones, regulación de licencias y el Sistema SPARCS Data Reporting del estado de Nueva York. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de cuidado de la salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento con las leyes de derechos civiles.

ØDemandas legales y disputas. Si usted está involucrado en una demanda legal o una disputa, podríamos revelar su información médica en respuesta a una orden de la corte o administrativa. También podríamos revelar su información médica en respuesta a una citación judicial, un pedido de descubrimiento, o cualquier otro proceso legal de alguna otra persona involucrada en la disputa, pero solamente si se han hecho los esfuerzos de informarle a usted acerca del pedido, o de obtener una orden que proteja la información pedida.

ØCumplimiento de la Ley. Podemos revelar información médica si la solicita un oficial de la policía:

· En respuesta a una orden de la corte, citación judicial, mandamiento judicial, convocación judicial o un proceso similar.

· Para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida.

· Acerca de la víctima de un crimen si, bajo ciertas circunstancias limitadas, no podemos obtener el acuerdo de esa persona.

· Acerca de una muerte que creemos fue el resultado de una conducta criminal.

· Acerca de una conducta criminal en el hospital; y

· en circunstancias de emergencia para reportar un crimen; la ubicación del crimen o de las víctimas; o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el crimen.

ØJueces de primera instancia, médicos legistas y directores de funerarias. Podemos revelar información médica a un juez de primera instancia o médico legista. Por ejemplo, esto podría ser necesario para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa de la muerte. También podríamos revelar la información médica de los pacientes del hospital a directores de funerarias para que puedan realizar sus responsabilidades.

Ø Seguridad nacional y actividades de inteligencia. Podríamos revelar su información médica a los funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, de contraespionaje y otras de seguridad nacional autorizadas por la ley.

ØServicios de protección para el Presidente y otros. Podemos revelar su información médica a los funcionarios federales autorizados para que proporcionen protección al Presidente, a otras personas autorizadas, o jefes de estado extranjeros, o para que conduzcan investigaciones especiales.

ØReclusos. Si usted es recluso de una institución correccional o está bajo custodia de un policía, podemos revelar su información médica a la institución correccional o al policía. Esta revelación sería necesaria (1) para que la institución le proporcione cuidado de salud; (2) para proteger su salud y seguridad y la salud y seguridad de otros; o (3) para el bienestar y seguridad de la institución correccional.

SUS DERECHOS CON RELACIÓN A SU INFORMACIÓN MÉDICA.

Usted tiene los siguientes derechos con relación a la información médica que nosotros mantenemos:

Ø Derecho a inspeccionar y copiar. En cumplimiento con los reglamentos del estado de Nueva York, usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar su información médica que se pueda usar para tomar decisiones acerca de su cuidado. Normalmente, este derecho incluye los registros médicos y de facturas, pero no incluye las notas de psicoterapia.

Para inspeccionar y copiar la información médica que se pueda usar para tomar decisiones acerca de usted, debe hacer una petición por escrito al Departamento de Registros Médicos del hospital, a la Atención del: Representante de Revelación de Información. Si solicita una copia de la información, le podemos cobrar el costo de copiar, de enviar por correo y de otros suministros asociados con su solicitud.

En ciertas circunstancias muy limitadas, podemos negarle su petición de inspección y copia. Si se le niega acceso a su información médica, usted puede solicitar una revisión de esa negación. Otro proveedor del cuidado de la salud profesional y licenciado, seleccionado por el hospital, revisará su petición y la negación . La persona que realiza la revisión será una persona diferente a la que negó su petición. Nosotros cumpliremos con la decisión tomada como resultado de la revisión.

 

Ø Derecho de enmendar. Si cree que la información médica que tenemos es incorrecta o incompleta, usted tiene el derecho de pedirnos que corrijamos la información. Usted tiene el derecho a pedir una enmienda durante todo el tiempo que el hospital mantenga la información o sea mantenida para el hospital.

Para solicitar una enmienda, su petición debe ser por escrito y dirigida al Director de Información de la Salud del hospital. También debe proporcionar una razón que apoye su petición.

Podemos negar su petición de enmienda si no la ha hecho por escrito o no ha incluido una razón que apoye su petición. También podemos negar su petición si solicita enmendar información que:

• No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para efectuar la enmienda.

• No es parte de la información médica guardada por o para el hospital.

• No forma parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o

• es precisa y completa.

Ø Derecho a una lista de distribución de las revelaciones. En cumplimiento con los reglamentos federales, usted tiene derecho de solicitar una "contabilidad de revelaciones." Esta es una lista de las revelaciones que hemos hecho de su información médica.

Para solicitar esta lista de distribución de revelaciones, la debe solicitar por escrito dirigiéndose al Departamento de Registros Médicos del hospital, atención: Representante de Revelación de Información. Su petición debe indicar el período de tiempo, el cual no puede ser de más de seis años y no puede incluir fechas anteriores al 26 de febrero del 2003. Su petición debe indicar en qué formato desea la lista (por ejemplo, papel, electrónico). La primera lista solicitada durante un período de doce meses es gratis. Podemos cobrarle el costo de suministrarle listas adicionales. Le notificaremos cuál es el costo y usted puede retirar o modificar su petición en ese momento antes de incurrir algún costo.

Ø Derecho a solicitar restricciones. Tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica que usamos o revelamos para su tratamiento, pago o para las funciones de cuidado de la salud. También tiene derecho de solicitar un límite sobre su información médica que revelamos a alguien involucrado en su cuidado o en el pago de su cuidado, como un miembro de su familia o amigo.

No estamos obligados a conceder su petición. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su petición a menos que se necesite la información para proporcionarle un tratamiento de emergencia.

Para solicitar restricciones, debe hacer una petición por escrito al Director de Información de la Salud del hospital dentro de un período de tres (3) días hábiles de la fecha del servicio. En su petición debe indicarnos (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar nuestro uso, revelación, o ambos; y (3) a quién desea que se aplique el límite, por ejemplo, revelaciones a su cónyuge.

Ø Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted de cierta manera o en cierta ubicación con relación a temas médicos.

Ø Para solicitar comunicaciones confidenciales, las debe solicitar por escrito dirigiéndose al Departamento de Registros Médicos del hospital, atención: Representante de Revelación de Información. No le preguntaremos su razón para esa petición. Acataremos todas las peticiones que sean razonables. Su petición debe especificar cómo y dónde desea que nos pongamos en contacto con usted.

ØDerecho a recibir una copia en papel de esta notificación. Tiene derecho a recibir una copia en papel de esta notificación. Puede solicitar que le proporcionemos una copia de esta notificación en cualquier momento. Aún cuando haya acordado recibir esta notificación en forma electrónica, todavía tiene derecho a una copia en papel de esta notificación.

Para obtener una copia en papel de esta notificación, por favor, solicítela por escrito dirigiéndose al Funcionario encargado de la privacidad: Finger Lakes Health’s Privacy Officer, C/O Medical Records Department, 196 North Street, Geneva, NY 14456

CAMBIOS A ESTA NOTIFICACIÓN

Ø Nos reservamos el derecho a hacer cambios a esta notificación. Nos reservamos el derecho a hacer vigente la notificación modificada o cambiada para que aplique a su información médica que ya tenemos, al igual que cualquier otra información que recibamos en el futuro. Anunciaremos en el hospital una copia de la notificación actual. La fecha de vigencia estará indicada en la primera página en la esquina derecha superior. Además, cada vez que se registre o sea admitido en el hospital para recibir tratamiento o servicios para el cuidado de la salud como paciente interno o externo, le ofreceremos una copia de la notificación actualmente vigente.

 

RECLAMACIONES

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede hacer una reclamación al hospital o al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para hacer una reclamación al hospital, póngase en contacto con:

Funcionario encargado de la privacidad, Departamento de Registros Médicos

Finger Lakes Health
196 North Street
Geneva, NY, 14456
Teléfono (315) 787-5080 en Geneva o (315) 531-2080 en Penn Yan.

Para hacer una reclamación al Departamento de Salud y Servicios Humanos, póngase en contacto con:

Michael Carter, Regional Manager
Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
Jacob Javits Federal Building
26 Federal Plaza - Suite 3312
New York, NY, 10278
Teléfono (212) 264-3313
FAX (212) 264-3039
TDD (212) 264-2355

Todas las reclamaciones deben ser hechas por escrito. No será penalizado por haber hecho una reclamación.

OTROS USOS PARA LA INFORMACIÓN MÉDICA.

Los otros usos y revelaciones de su información médica que no se han cubierto en esta notificación o por las leyes aplicables sólo se harán con su permiso por escrito. Si nos proporciona permiso para usar o revelar su información médica, lo puede revocar por escrito en cualquier momento. Si revoca su permiso, no podremos usar o revelar su información médica para las razones descritas en su autorización escrita. Usted comprende que no podemos retraer ninguna de las revelaciones que hayamos hecho anteriormente con su permiso y que estamos obligados a mantener nuestros registros del cuidado que le hemos proporcionado.

Para obtener mayor información, por favor, póngase en contacto con el Funcionario en cargado de la privacidad llamando al (315) 787-5080 o al (315) 531-2080.

Fecha de vigencia: 14 de abril de 2003

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